Responsabilidades

• Elabora y gestiona cronogramas detallados de eventos, planes de proyecto y plazos.
• Coordina toda la planificación y logística para la Extravaganza de Calabazas y Adornos.
• Trabaja con el equipo de 2BGlass para finalizar artistas, presentadores, proveedores, diseños de eventos y programación.
• Gestiona contratos, permisos, licencias comerciales, seguros, requisitos de sede y documentación municipal requerida.
• Haz seguimiento de los plazos, haz seguimiento de los asuntos pendientes y asegúrate de que nada se pase desapercibido.
• Mantén organizados y actualizados los documentos de proyecto, hojas de cálculo, contratos y archivos de eventos.

• Actualiza, envía, recoge y rastrea contratos para artistas, anfitriones, proveedores y socios de eventos.
• Confirma que todos los contratos requeridos, certificados de seguro, permisos y documentación hayan sido recibidos antes de cada evento.
• Coordina pagos, comisiones, facturas y la documentación requerida.
• Comunícate profesionalmente con artistas, proveedores, locales, representantes municipales, voluntarios, contactos en medios y socios de eventos.

• Actualiza la información sobre eventos en la web de 2BGlass, Facebook, sitios turísticos, calendarios comunitarios y publicaciones locales.
• Diseña o actualiza pancartas de eventos, folletos, vallas publicitarias, señalización, guías de recreación y materiales promocionales utilizando Adobe Creative Suite.
• Coordina la programación de eventos, la difusión con los medios, entrevistas y oportunidades de promoción.
• Asegúrate de que las fechas de los eventos, los gráficos, los mensajes y los materiales promocionales sigan siendo precisos en todas las plataformas.

• Organizar personal temporal, voluntarios, seguridad, mudanzas y equipos de apoyo a eventos.
• Crea y gestiona los horarios de eventos para la configuración, los días de evento y el desmontaje.
• Comunica las asignaciones, los horarios de llegada y las responsabilidades.
• Confirma que las necesidades de personal están completamente cubiertas antes de cada evento.

• Remolques, camiones elevadores, carretillas elevadoras y transporte móvil por calderas.
• Mesas, carpas, señalización, marcos en A, paja, cestas, accesorios de exposición y stock de productos.
• Cajones para la caja, cambio, papel de recibo, escáneres, iPads, estaciones de carga, alargadores, regletas eléctricas, equipos Wi-Fi, altavoces, micrófonos y sistemas de megafonía.
• Exenciones para voluntarios, materiales para rifas, folletos, etiquetas de precios, códigos de barras, material de oficina, cinta, bolígrafos, portapapeles y papeleo para eventos.
• Cajas de herramientas rodantes, suministros de primeros auxilios, kits para eventos y materiales de instalación.
• Confirma que el equipo está empaquetado, probado, cargado, etiquetado, organizado y listo para eventos antes de cargarlo.

• Sirve como punto de contacto principal durante la montaje, los días del evento y el desmontaje.
• Coordina al personal, voluntarios, artistas, proveedores y equipos de apoyo durante todo el evento.
• Soluciona problemas inesperados de forma calmada y eficiente.
• Supervisa el flujo de clientes, la presentación del evento, el equipamiento, los suministros y la experiencia de los huéspedes.
• Participa donde sea necesario para que el evento siga funcionando sin problemas.

• Supervisar el desmontaje, las devoluciones y la limpieza del evento.
• Coordina los pagos de comisiones de artistas y las conciliaciones de proveedores.
• Completar el papeleo final y las tareas pendientes.
• Documenta mejoras y recomendaciones para futuros eventos.

• Experiencia en producción de eventos, gestión de proyectos, operaciones, festivales, ferias u otros grandes eventos públicos.
• Habilidades organizativas excepcionales y atención al detalle.
• Buena gestión de proyectos y seguimiento de proyectos.
• Capacidad para gestionar decenas de piezas móviles simultáneamente.
• Habilidades profesionales de comunicación con proveedores, artistas, voluntarios, funcionarios municipales y contactos en los medios.
• Cómodo usando hojas de cálculo, herramientas de gestión de proyectos y Adobe Creative Suite.
• Capaz de compaginar la planificación de oficina con el trabajo práctico en eventos.
• Cómodo levantando materiales para eventos y ayudando con la preparación y desmontaje.
• Disponible para trabajar ocasionalmente por las tardes y fines de semana durante la temporada de eventos.